2020-06-11

[図解]トヨタの片付けを読んで【事務所の整理、職場の共有スペースの整理、オフィスの片付け】

[図解]トヨタの片付けを読んで【事務所の整理、職場の共有スペースの整理、オフィスの片付け】

トヨタの片付けという本を読んだ感想を紹介します。 この本を読んで思ったことを自分なりにまとめたものであり、書籍のまとめでは無いので、その点ご了承ください。

ムダを排除する

オフィスでも整理・整頓ができていないと、「書類をすぐに取り出せない」「ものをすぐに紛失する」などのたくさんのムダが発生し、時間やコストの面での損失を被ります。

(株)OJTソリューションズ(2013)『図解 トヨタの片付け』KDAOKAWA

さて、我々は具体的にどれくらい無駄な時間を過ごしているのでしょうか。

【社内業務に関する調査】 ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間。6割超の人が調べものに時間を取られていると感じている結果に

株式会社オウケイウェイブ

年間労働日数245日の場合、年間150時間も探し物にあてていることになります。

過去のメールを探したり、ファイルサーバーから資料探したり、お客様の連絡先を調べたりと意識しないうちに色々なものを探しているようです。

ムダを組織で排除する。それは、「仕事そのもの」である。

トヨタのすごいところは、物を片付けるということを組織で実践しているところです。 個人でも片付けが難しいのに、 工場の片付け、事務所の整理、職場の共有スペースの整理、オフィスの片付けな組織で片付けを行っているところです。

そのために、片付けを無駄を排除する仕事そのものとして位置づけています。

そして、それを確実に実行し、PDCAサイクルを回しながら確実に良いものにしていく。 当たり前かもしれませんが、それを確実に実行できるのがトヨタの強みだと思います。

組織全体の意識のすり合わせ。5S。

トヨタには、「何事も5Sから」という考え方があります。これこそ、トヨタの片づけの習慣を支えている屋台骨です 。

(株)OJTソリューションズ(2013)『図解 トヨタの片付け』KDAOKAWA

トヨタでは、5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)というキーワードによって組織全体の意識のすり合わせを行っています

組織全体の意識のすり合わせは非常に重要です。 みんなが同じ方向を見ないと、ゴールを目指すことが出来ないためです。

たとえば、システム開発の場合、プロジェクト開始時に用語集を作成するケースがあります。 メンバー間で概念を統一し、意思統一を行わないと、いつまでたっても会話が噛み合わず、プロジェクトが成功しないためです。

行動に移しやすい判断基準を定める

「いらないもの」を捨てて、モノを減らすには、捨てるための判断基準が必要。トヨタでは、判断基準がしっかりと定められている。

(株)OJTソリューションズ(2013)『図解 トヨタの片付け』KDAOKAWA

大組織では、行動に移しやすい判断基準が非常に重要になります。 なぜなら、難しいことを考えることなく、手を動かすだけで良くなり、気が乗らないことでも行動に移しやすくなるからです。

例えば、3ヶ月以上使っていないものを、いつまでたっても使わないものと定義して処分するルールとします。 このようなルールがあれば、しばらく使ってない物が目に入った時に、すぐさま判断し、捨てる動作に移ることが出来ます。

みんなが同じ手順を経て、同じアウトプットを出すということも大切です。 しかし、それ以前に、こういう場合にはこういう行動に移す。という行動に移すかどうかの判断基準が必要だと思います。

行動の統制。「しくみ」化。

いくら手順書を整備したり、教育を施したりしても、なかなか同じアウトプットが出ないのが世の常です。 そのためトヨタでは、仕組み化を行うことで手順書がなくても全員が同じアウトプットを無理なく出せるようにしています。

例えば、はさみの置き場所を決めて、その領域を線で囲うだけで、みんながその場所に必ずハサミをしまうようになります。

さいごに

個人レベルでも片付けてができない人が大勢居ます。 トヨタのすごいところは、個人でも難しいことを組織として確実に実行するところです。